浜田紙業では新規の問合せはWEBが担っています。ワードプレスを使用してHPを作っています。
販売管理や会計ソフトもクラウドなので、意外とデジタル化が進んでいるような気もするのですが、社内文書の一部がNAS（バッファロー）を使用していたので社内でしか見れない状況だったのです。
それほど保存文書も多くないので今までスルーしていたのですが、ふとした時に外出先や家で見たい文書が見れないことがありクラウド化しようか迷っていたところでした。クラウドサービスのDropboxとNASが同期できることを知り、試しにやってみました。すると非常に使い勝手が良いので備忘録と共に記述します。
意外とグーグル検索をしてもドロップボックスとNASの同期についてのブログ等での体験談が少なかったので参考になればと思います。
ドロップボックスについて
ドロップボックスですが、インターネット上にデータを保管できるオンラインサービスです。
無料で２GB使用できると聞き、早速利用してみました。
特に良かった点が以下の３点です。
- 外出先で文書を確認できる
- モバイル版やアプリが用意されている
- 一般的なPCのファイル管理システムと同じ階層構造
- リスク分散
外出先で文書を確認できる
当たり前なのですが、オンラインサービスなので外出先で文書を見たいときに見れます。
モバイル版やアプリが用意されている
これが非常にありがたいです。
ホームページでブログを書く際にスマホで写真を撮ることが多いです。
今までは、撮った写真をメール等でPCに送りブログを書いていたので写真の移動が手間でした。
しかし、撮った写真をスマホアプリのドロップボックスにアップロードすることで、簡単にPCでも携帯で撮った写真を使えるようになりました。これは作業効率が上がり非常に便利です。
一般的なPCのファイル管理システムと同じ階層構造
これはPCで使用すると分かるのですが、もはやファイルの管理がNASと同じです。
この時点でNASじゃなくて、ドロップボックスだけでよくないか？と思ったのも事実です。
リスク分散
NASのデータは社内で保管されていることが多く、災害等で会社に被害があった場合データも吹き飛んでしまう可能性があります。そこでリスク分散としてクラウド上にも文書ファイルを保管できるドロップボックスは良さげです。
実際にNAS（ナス）とドロップボックスを同期しました
ドロップボックスの無料版を使用して便利だったので、有料版にアップグレードしました。
そしていざ連携です！
こちらを参考にして同期をしました。
ほとんどがNAS側BUFFALOでの設定になります。
マニュアルを見ながら行なったのですが、何点かつまずきポイントがありました。
暗号化を有効にした場合
暗号化を有効化にするor無効化にする
という設定があります。こちらを有効化にするとNAS側からドロップボックスに入るデータ全てに暗号がかかってしまいました。会社の方針もあると思いますが、無効にするが私の場合は良かったです。
同期に時間がかかる
過去の社内文書等も一つ一つ読み込むので、ファイル数が多いです。
ですので同期には時間がかかります。
同期の際、社内ネットワークが開ける範囲にいなければならないと浜田は思っていました。
ですので日中は、スタッフのデータ使用や更新があるので夜な夜な行なっていたのですが、後になって一度連携させれば勝手に同期が始まることが分かりました。(笑)
NASをつけっぱなしにしておくことがポイントです！
金曜日の夜に連携を開始しそのまま放置し月曜日を迎えるのが良いと思います。
同期設定について
NASとドロップボックスの同期設定についてです。
同期間隔：１分
同期方向：双方向
にしました。双方向にすることでドロップボックス、ナス双方向で編集した際に同期されます。
運用スタート
実際にNAS側のファイルを更新するとドロップボックスの方も編集されていることが分かりました。
基本的に現状では社内ではNASの使用。社外ではドロップボックスを使用しています。
特に不便な点はなく、むしろ社外にいてちょっとした時に文書等を確認できるので作業効率は上がっているように感じます。
NASは機械の購入等もあり何かと費用が掛かるので、買い替えのタイミングでクラウドのみにしていく予定です。
この記事を書いたのは石川県金沢市にある１９５０年６月創業７２年紙問屋浜田紙業（株）の浜田浩史です。浜田紙業（株）はメーカーの正規代理店で王子ネピアやカミ商事などの製紙メーカーと直接取引をしておりティッシュやトイレットペーパー、印刷用紙、魚を包む紙（グリーンパーチ）、バリアラップなど特殊紙、日用消耗品の卸売りをしています。
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